BT bütçesi hazırlarken en sık yapılan hata, yatırımı satın alma fiyatı üzerinden değerlendirmektir. Oysa bir sistemin ömrü boyunca ödenen toplam bedel, ilk faturanın çoğu zaman iki katından fazladır.
Bu yazıda, bütçe hazırlarken gözden kaçan kalemleri ve beş yıllık bakışın nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Toplam sahip olma maliyeti nedir
Bir sistemin devreye alınmasından emekliye ayrılmasına kadar geçen sürede ödenen her şeyin toplamıdır. Dört ana başlıkta toplanır:
1. İlk yatırım. Donanım, yazılım lisansı, kurulum ve yapılandırma işçiliği, veri aktarımı, eğitim.
2. Yinelenen giderler. Yazılım abonelikleri, güvenlik lisansları, destek sözleşmesi, alan adı ve barındırma, internet ve hat bedelleri.
3. Dolaylı giderler. Elektrik tüketimi, iklimlendirme, personelin sistemi öğrenmesi için harcadığı zaman, arıza sürelerinde oluşan üretim kaybı.
4. Ömür sonu giderleri. Veri taşıma, eski sistemin güvenli imhası, yeni sisteme geçiş maliyeti.
Üçüncü başlık neredeyse hiç hesaplanmaz ama en büyük kalemlerden biridir. Yılda birkaç kez yaşanan yarım günlük kesintinin maliyeti, çoğu zaman o kesintiyi önleyecek yatırımdan yüksektir.
Gözden kaçan kalemler
Sahada en sık atlanan başlıklar:
- Lisans yenilemeleri. Güvenlik duvarı lisansı bitince cihaz çalışmaya devam eder ama korumaz. Bu, bütçeye girmediğinde en tehlikeli açıktır.
- Yedekleme kapasitesi. Veri büyüdükçe yedek alanı da büyür. Genelde ilk yıl sonunda fark edilir.
- Kesintisiz güç kaynağı aküleri. Ortalama 3-4 yılda değişir. Değişmediğinde UPS kesintide görevini yapmaz.
- İşletim sistemi destek sonu. Desteği biten sistem güvenlik güncellemesi almaz. Yükseltme takvimi baştan planlanmalıdır.
- Kullanıcı artışı. Personel sayısı arttığında lisans, kullanıcı hesabı ve donanım ihtiyacı da artar.
- Uzaktan çalışma altyapısı. VPN, uç nokta güvenliği ve ek bant genişliği.
Yenileme döngüsü
Her varlığın öngörülebilir bir ömrü vardır. Planlamada kullanılabilecek yaklaşık süreler:
- Kullanıcı bilgisayarları: 4-5 yıl
- Sunucular: 5-6 yıl
- Ağ anahtarları: 6-8 yıl
- Güvenlik duvarı: 4-5 yıl (lisans ve performans nedeniyle)
- UPS aküleri: 3-4 yıl
- Kablolama: 10-15 yıl
Bu süreler bilindiğinde bütçe dalgalanması azalır. Tüm bilgisayarları aynı yıl alan bir kurum, beş yıl sonra hepsini aynı anda yenilemek zorunda kalır. Yenilemeyi yıllara yaymak, hem bütçeyi düzleştirir hem de her yıl bir miktar yenilenmeyi garanti eder.
Bütçeyi nasıl bölmeli
Pratikte işe yarayan bir dağılım:
- Ayakta tutma (%50-60). Mevcut sistemlerin çalışmaya devam etmesi: destek, lisans, yenileme, bakım.
- İyileştirme (%25-35). Mevcut yapının kapasitesini ve güvenliğini artıran işler.
- Yeni yatırım (%10-20). Yeni yetenek kazandıran projeler.
- Beklenmeyen (%5-10). Arıza, acil değişim, öngörülemeyen ihtiyaç.
Son kalem olmadan hazırlanan bütçeler, ilk ciddi arızada iyileştirme kaleminden yenir. Bu da yıl boyunca hiçbir iyileştirme yapılmaması demektir.
Ertelemenin maliyeti
Bütçe kısıtlı olduğunda yatırım ertelenir. Bu bazen doğru karardır, ama ertelemenin de bir bedeli vardır ve bu bedel hesaplanmalıdır:
- Desteği biten sistemde oluşan güvenlik riski
- Yavaş sistemde çalışan personelin kaybettiği zaman
- Arıza sıklığı arttıkça büyüyen kesinti maliyeti
- Yedek parça bulunamaması riski
Beş yaşındaki bir sunucuyu bir yıl daha kullanmak, kâğıt üzerinde tasarruf gibi görünür. Tek bir tam gün kesinti, o tasarrufu genelde silip geçer.
Bütçe öncesi envanter
Sağlıklı bir bütçe, doğru envanterle başlar. Hazırlık aşamasında şunlar çıkarılmalıdır: hangi cihaz kaç yaşında, hangi lisans ne zaman bitiyor, hangi sistem desteği ne zaman sona eriyor, geçen yıl hangi arızalar tekrarladı.
Bu tablo çıkarıldığında, bütçenin büyük kısmı kendiliğinden şekillenir — tahmin yerine takvim üzerinden planlama yapılır.
Özet
BT bütçesi, alınacak cihazların listesi değil, mevcut yapının önümüzdeki beş yılda nasıl ayakta kalacağının planıdır. Yenileme döngüleri, lisans takvimi ve beklenmeyen kalemi hesaba katıldığında, yıl ortası sürprizleri büyük ölçüde ortadan kalkar.
Kurumunuzun mevcut envanterini çıkarıp beş yıllık yol haritası hazırlıyoruz. Danışmanlık ve projelendirme hizmetimizi inceleyin ya da ücretsiz keşif talep edin.