ERP kurulumu, bir yazılımın bilgisayarlara yüklenmesi işi değildir. İşletmenin çalışma biçiminin yazılıma aktarılması işidir. Bu ayrımı gözden kaçıran projeler, lisans parası ödenmiş ama kullanılmayan bir sistemle sonuçlanır.
Sahada gördüğümüz altı tekrar eden sebep:
1. Mevcut süreç yazılıma anlatılmadan kurulum başlıyor
En yaygın hata. Yazılım kuruluyor, eğitim veriliyor, "hadi kullanın" deniyor. Oysa her işletmenin stok sayımı, sipariş onayı, iskonto yetkisi ve cari takibi farklıdır.
Kurulum öncesi şu sorular cevaplanmalıdır:
- Bir sipariş hangi aşamalardan geçiyor, kim onaylıyor?
- Stok girişi hangi belgeyle yapılıyor?
- İskonto yetkisi kimde, sınırı ne?
- Hangi raporlar kime, hangi sıklıkta gidiyor?
Bu sorular kurulumdan sonra sorulursa, cevaplar yazılıma değil, yazılım cevaplara zorlanır. Kullanıcılar da sistemi baypas etmeye başlar.
2. Veri aktarımı hafife alınıyor
Eski sistemden yeni sisteme taşınacak cari hesaplar, stok kartları ve açık bakiyeler genelde düşünüldüğünden dağınıktır. Aynı müşteri üç farklı yazımla kayıtlı olur, stok kartları mükerrer açılmıştır, birim tanımları tutarsızdır.
Bu veriler temizlenmeden aktarılırsa, kirlilik yeni sisteme taşınır ve kullanıcı ilk günden "bu sistem yanlış çalışıyor" kanaatine varır.
Veri aktarımı üç aşamalı olmalıdır: temizlik, deneme aktarımı, kontrol. Deneme aktarımı yapılmadan canlıya geçilen projelerde geri dönüş çok pahalıdır.
3. Tek kişiye bağımlılık
Projeyi işletme tarafında tek bir kişi yürütür, tüm bilgi onda birikir. O kişi işten ayrıldığında ya da izne çıktığında sistem sahipsiz kalır.
Her ana modül için en az bir yedek kullanıcı yetiştirilmelidir. Bu, kurulum sırasında planlanacak bir şeydir; sonradan telafisi zordur.
4. Eğitim, canlıya geçişten çok önce veriliyor
İki ay önce verilen eğitim, canlıya geçildiğinde unutulmuş olur. Doğru sıralama: temel eğitim → deneme ortamında kullanım → canlıya geçiş → geçişten sonraki ilk iki hafta yoğun destek.
İlk iki hafta kritiktir. Kullanıcı bir işlemi yapamadığında ve hemen cevap alamadığında, eski yöntemine döner. Bir kez dönerse geri getirmek çok zorlaşır.
5. Donanım ve ağ altyapısı göz ardı ediliyor
ERP bir veritabanı uygulamasıdır ve veritabanı kaynağa açtır. Yeterli olmayan sunucu, yavaş disk ya da tıkanmış ağ, kullanıcıya "program yavaş" olarak yansır. Kullanıcı yazılımı suçlar, oysa sorun altyapıdadır.
Kurulum öncesi kontrol edilmesi gerekenler:
- Sunucu işlemci ve bellek kapasitesi, eşzamanlı kullanıcı sayısına uygun mu?
- Veritabanı SSD üzerinde mi?
- Ağ anahtarları gigabit mi, kablolama sağlıklı mı?
- Yedekleme planı kuruldu mu ve geri dönüş testi yapıldı mı?
Son madde özellikle önemli. Alınmış ama hiç geri yüklenmemiş bir yedek, yedek sayılmaz.
6. Canlıya geçiş yılın yanlış zamanında yapılıyor
Sayım dönemi, yılsonu kapanışı ya da sezonun en yoğun haftası, ERP geçişi için en kötü zamanlardır. Personelin öğrenmeye ayıracak zamanı olmaz, hata payı yükselir, baskı artar.
Geçiş için görece sakin bir dönem seçilmeli ve öncesinde eski sistemin verisi dondurulacak şekilde planlama yapılmalıdır.
Doğru kurulumun işaretleri
Bir ERP projesinin sağlıklı gittiğini şuradan anlarsınız:
- Kurulumdan önce süreç analizi yapılmış ve yazılı hale getirilmiştir
- Deneme ortamı kurulmuş, gerçek veriyle test edilmiştir
- Her modülde en az iki kişi yetkindir
- Yedekleme kurulmuş ve geri dönüşü denenmiştir
- Canlıya geçiş sonrası destek süresi baştan tanımlanmıştır
Bizim yaklaşımımız
ERP kurulumunu yazılım yüklemesi olarak değil, altyapı ve süreç işi olarak ele alıyoruz. Sunucu tarafı, ağ, yedekleme ve yazılım kurulumu tek elden yürütüldüğünde, "sorun yazılımda mı ağda mı" tartışması ortadan kalkıyor.
ERP ve CRM çözümlerimizi inceleyin ya da mevcut yapınız için ücretsiz keşif talep edin.