Kurum içi telefon altyapısı, çalıştığı sürece kimsenin aklına gelmeyen sistemlerden biridir. Ne zaman ki arıza çıkar ya da yeni bir ofise taşınılır, o zaman gündeme gelir.
Karar noktası genelde şu: mevcut analog santrali onartmak mı, IP santrale geçmek mi?
Temel fark
Analog santral, telefon hatlarını bakır kablo üzerinden dahili numaralara dağıtır. Her dahili için ayrı kablo çekilir. Santral fiziksel bir kutudur, kapasitesi kart takılarak artar.
IP santral, konuşmayı veri ağı üzerinden taşır. Telefonlar ağ kablosuna takılır — çoğu zaman bilgisayarın bağlandığı prizden geçerek. Santral fiziksel bir cihaz olabileceği gibi sunucu üzerinde yazılım olarak da çalışabilir.
IP santralin somut getirileri
Pazarlama cümlelerinin ötesinde, sahada gerçekten fark yaratanlar:
- Ayrı kablolama gerekmez. Mevcut veri kablolaması kullanılır. Yeni bir masa açıldığında telefon için ayrı hat çekilmez.
- Uzaktan çalışma. Çalışan evden ya da sahadan kurumsal dahilisini kullanabilir. Müşteri aynı numarayı arar, çağrı ona ulaşır.
- Şubeler arası ücretsiz görüşme. Şubeler internet üzerinden bağlandığında aralarındaki görüşmeler dahili görüşme olur.
- Çağrı kaydı ve raporlama. Kim kaç çağrı aldı, ne kadar bekletildi, kaç çağrı cevapsız kaldı — ölçülebilir hale gelir.
- Sesli yanıt sistemi. "Muhasebe için 1'e basınız" yapısı ek donanım gerektirmez.
- CRM entegrasyonu. Arayan numaranın müşteri kartını ekranda açmak mümkün olur.
Cevapsız çağrı raporu özellikle önemsenmeyen ama değerli bir veridir. Kaç potansiyel müşterinin telefonun açılmaması yüzünden kaybedildiğini ilk kez gören yöneticiler genelde şaşırır.
Acele edilmemesi gereken durumlar
IP santral her zaman doğru cevap değildir. Şu durumlarda dikkatli olunmalı:
- Ağ altyapısı zayıfsa. Ses trafiği gecikmeye ve pakete duyarlıdır. Sorunlu bir ağın üzerine IP santral kurmak, mevcut sorunları telefon görüşmelerinde duyulur hale getirir.
- İnternet bağlantısı tek ve dayanıksızsa. Dış hatlar internet üzerinden geliyorsa, internet kesildiğinde telefon da kesilir. Yedek hat ya da GSM yedeği planlanmalıdır.
- Elektrik yedeği yoksa. Analog telefon santral kapansa bile bazı senaryolarda çalışır. IP telefon, elektrik ve ağ anahtarı olmadan çalışmaz. UPS zorunludur.
- Mevcut sistem sorunsuz çalışıyor ve ihtiyaç yoksa. Değişim kendi başına bir amaç değildir.
Geçiş öncesi altyapı kontrol listesi
IP santral kurulumundan önce şunlar doğrulanmalıdır:
- Ağ anahtarları PoE destekliyor mu? Desteklemiyorsa her telefon için ayrı adaptör gerekir.
- Ses trafiği için VLAN ayrımı yapılabiliyor mu?
- Kablolama sağlıklı mı, test raporu var mı?
- İnternet bağlantısının yükleme (upload) hızı eşzamanlı görüşme sayısına yetiyor mu?
- Kesintisiz güç kaynağı santral, ağ anahtarı ve modemi birlikte besliyor mu?
Son madde sık atlanır: sadece santrali UPS'e bağlamak yetmez. Ağ anahtarı elektriksiz kalırsa telefonlar da susar.
Numara taşıma
Mevcut numaraların korunması hemen her kurumda ön şarttır. Numara taşıma işlemi operatör tarafında yürür ve birkaç iş günü sürebilir.
Planlamada iki nokta önemlidir: taşıma tarihinin baştan belirlenmesi ve geçiş gününde eski sistemin bir süre daha ayakta tutulması. Böylece beklenmedik bir aksaklıkta geri dönüş yolu açık kalır.
Maliyeti nasıl değerlendirmeli
Karşılaştırma yaparken sadece cihaz fiyatına bakmak yanıltıcıdır. Hesaba katılması gerekenler: telefon cihazları, PoE destekli ağ anahtarı, UPS, kurulum ve yapılandırma, yıllık bakım, şubeler arası görüşmelerde oluşacak tasarruf ve ek kablolama yapılmadığı için elde edilen kazanç.
Çok şubeli ya da uzaktan çalışanı olan kurumlarda IP santral genelde kendini kısa sürede amorti eder. Tek ofis ve az dahilili yapılarda geri dönüş süresi uzar.
Özet
IP santral, doğru altyapı üzerine kurulduğunda kurum içi iletişimi ölçülebilir ve esnek hale getirir. Yanlış altyapı üzerine kurulduğunda ise ağ sorunlarını sesli hale getirir.
Karar öncesi ağ altyapınızı ölçüyor, mevcut hatlarınızı ve ihtiyacınızı çıkarıyoruz. İletişim sistemleri hizmetimizi inceleyin ya da ücretsiz keşif talep edin.